Mae’r Pwyllgor Cyllid yn cynnal ymchwiliad ar hyn o bryd i’r broses o reoli asedau yn y sector cyhoeddus yng Nghymru. Mae’r ymchwiliad yn ystyried dau brif faes:
¡ y prosesau o ran rheoli ystâd Llywodraeth Cymru ei hun; a
¡ y canllawiau a’r gefnogaeth a gynigir gan Lywodraeth Cymru o ran rheoli asedau drwy’r sector cyhoeddus yn ehangach yng Nghymru, a’i gwaith yn hyrwyddo arferion da yn hyn o beth.
Ceir gwybodaeth bellach am gylch gorchwyl yr ymchwiliad ar dudalennau’r Pwyllgor ar ein gwefan.[1]
Mae’r Pwyllgor eisoes wedi cyhoeddi galwad am wybodaeth.[2] Fodd bynnag, cafwyd cyn lleied o ymateb, mae angen tystiolaeth bellach arno i gefnogi’r ymchwiliad hwn. I sicrhau bod y Pwyllgor yn deall y materion perthnasol ac i gael tystiolaeth briodol i’w hystyried, mae angen iddo ddatblygu dealltwriaeth o sut mae llywodraeth leol/cyrff iechyd yn mynd i’r afael â rheoli asedau.
I’r perwyl hwn, rydym yn chwilio am ragor o wybodaeth fanwl mewn perthynas â’r broses a’r arfer o reoli asedau o fewn eich sefydliad chi a byddem yn gwerthfawrogi be gallech ddarparu’r wybodaeth y gofynnir amdani isod, a hynny mor gynhwysfawr â phosibl, a rhoi enghreifftiau lle byddai hynny’n briodol.
Cysylltiadau strategol ac arweinyddiaeth
1. Sut mae rheoli asedau yn cyd-fynd â strategaeth gyffredinol eich sefydliad?
2. A oes gan y sefydliad strategaeth gyffredinol i reoli asedau ac a oes ganddo gynlluniau wedi’u cyhoeddi sy’n ategu’r amcanion corfforaethol?
a. Sut mae’r strategaeth hon yn cysylltu â’r strategaeth buddsoddi cyfalaf a chynllunio ariannol ehangach?
3. Pwy sydd â’r cyfrifoldeb o arwain rheoli asedau:
a. Ar lefel Cabinet/Bwrdd?
b. Ar lefel Weithredol?
c. Ar lefel Gwasanaeth?
4. Sut mae Aelodau’r Cyngor/Bwrdd yn ymwneud â’r broses o reoli asedau a pha mor aml mae’r Cyngor/Bwrdd yn adolygu perfformiad asedau?
5. A oes gan eich sefydliad adran eiddo benodol neu adran gyffelyb? Os oes, rhowch fanylion strwythur yr adran a’r berthynas ag adrannau gwasanaeth eraill.
6. Ar draws y sefydliad (e.e. ar lefel Cyngor/Bwrdd, lefel Weithredol a lefel Gwasanaeth) a allwch chi ddangos bod eiddo’n cael ei ddefnyddio fel adnodd corfforaethol ac fel ffordd o hwyluso’r broses o ddarparu gwasanaethau?
Systemau a Phrosesau
7. A allwch chi ddangos bod systemau gwybodaeth priodol ar gael i gefnogi cynnal a chadw eiddo? A yw’r systemau gwybodaeth hyn yn cael eu defnyddio:
§ I fesur perfformiad yn erbyn cyrff eraill a/neu
§ I gysylltu â systemau perthnasol eraill (e.e. systemau gwybodaeth daearyddol)
8. Pa mor aml mae’r sefydliad yn cynnal gwerthusiad opsiynau er mwyn sichrau bod yr ôl-groniad o’r gwaith cynnal a chadw eiddo yn cael ei reoli’n effeithiol?
a. A oes rhaglen o adolygiadau eiddo rheolaidd? Os oes, beth mae’r rhain yn eu hystyried a pha mor aml y’u cynhelir?
b. A yw’r wybodaeth am gostau rhedeg a’r effaith amgylcheddol ar gael i’r tîm adolygu?
9. A allwch ddangos bod penderfyniadau ar brosiectau cyfalaf newydd a gwaith arall a gynllunir yn seiliedig ar achos busnes clir, gan gynnwys gwerthusiad opsiynau a chostau oes gyfan?
10. Sut mae’r adran eiddo yn gweithio gydag adrannau gwasanaeth, a beth yw’r trefniadau ar gyfer ymwneud/cefnogi?
Adnoddau a gwerth am arian
11. Beth yw lefel yr adnoddau sydd ar gael, ar lefel gorfforaethol, i adolygu asedau eiddo a chostau rhedeg? A yw hyn yn ddigonol?
12. Pa wybodaeth am gostau eiddo yr adeiladau lle mae gwasanaethau wedi’u lleoli sydd ar gael i uwch reolwyr, a sut y caiff hyn ei ddefnyddio ganddynt wrth ystyried darparu gwasanaethau?
13. A oes gan gynnal a chadw eiddo adnoddau digonol i fodloni ei amcanion polisi ac a roddir blaenoriaeth ddigonol i gynnal a chadw cyffredinol o fewn proses y gyllideb?
a. A yw ariannu cynnal a chadw yn gysylltiedig â chyflwr yr asedau?
14. O ystyried yr hinsawdd bresennol o leihau cylllidebau, a oes canfyddiad ar lefel gorfforaethol neu lefel gwasanaeth y dylid dargyfeirio’n uniongyrchol i wasanaethau rheng flaen yn hytrach na rheoli eiddo?
15. A allwch roi enghreifftiau o sut mae’r sefydliad yn gweithio gyda phartneriaid er mwyn cyflawni arbedion maint wrth reoli asedau?
16. A allwch roi manylion o’r fframwaith sy’n bodoli i adolygu a gwella perfformiad rheoli asedau yn barhaus?
a. A oes cynlluniau perfformio blynyddol, a gytunir arnynt gan Aelodau’r Cyngor/Bwrdd, sy’n gosod targedau clir ar gyfer gwella?
b. A yw’r sefydliad yn cynnwys y wybodaeth hon mewn adroddiadau ar berfformiad cyhoeddus?
Canllawiau ac arfer da
17. Pa ganllawiau, os o gwbl, a gaiff eu dilyn wrth reoli asedau yn y sefydliad?
18. A ydych yn rhannu arfer da a gwersi a ddysgwyd ar reoli asedau â sefydliadau/cyrff proffesiynol eraill, ac os ydych, ym mha ffyrdd ydych yn gwneud hynny?
19. A fyddai ffynhonell ganolog o arbenigedd ac arfer da o fudd i’r sector cyhoeddus yng Nghymru, ac os byddai, lle dylai fod?
a. A fyddai hyfforddiant mewn rheoli eiddo/asedau o fudd?
20. Fel ymgais i wella rheoli asedau, a fyddai adroddiad arall tebyg i adroddiad 2010 Swyddfa Archwilio Cymru o fudd?
[1]Cynulliad Cenedlaethol Cymru, Pwyllgor Cyllid, Ymchwiliad i’r broses o reoli asedau
[2]Cynulliad Cenedlaethol Cymru, Pwyllgor Cyllid, Ymchwiliad i’r broses o reoli asedau